DNS変更でメールが届かない？サイト移転前の確認と対処法

ホームページを新しくしたあと、取引先から「メールを送ったのに返事がない」と電話が来た。

サイトはきちんと表示されているのに、会社のメールには何も届いていない。

そんなトラブルが、ホームページの切り替えに伴うDNS変更で起きることがあります。

この記事で扱うのは、主に「取引先が送ったメールを、自社で受け取れなくなる」トラブルです。

ホームページの設定を変えただけのつもりでも、メールの届け先まで変わってしまう場合があります。

まず設定の関係と、メールが届かなくなる理由を整理しましょう。

そのうえで、制作会社と何を確認すればよいか、すでに届かない場合はどう対処するかを紹介します。

この記事で分かること

• ホームページの変更が会社のメールに影響する理由
• 制作会社と決めておくこと、切り替え後のテスト方法
• メールが届かないときの確認先と、古い契約を解約する前の注意点

ネームサーバー・Aレコード・MXレコードは、どういう関係？

DNSは、「example.com」のような名前から接続先を調べる仕組みです。

その接続先の情報を保管し、問い合わせに答えるのが「ネームサーバー」です。

ネームサーバーには、AレコードやMXレコードなど、役割の異なる設定を登録します。

「レコード」は、ここでは設定の項目だと考えてください。

ネームサーバーは設定の保管先で、AレコードやMXレコードは、そこに登録する設定の種類です。

案内窓口にたとえるなら、窓口がネームサーバー、窓口の手元にある案内の項目がAやMXです。

窓口そのものを替えることと、同じ窓口で案内の内容を書き換えることは、別の作業になります。

ここで押さえたいのは、MXに書かれているのは、メールを届けるサーバーの「名前」だということです。

送る側は、その名前がどこにつながるのかを、さらにAレコードなどで調べます。

Aレコードは、ホームページだけでなく、メールサーバーの接続先を調べるときにも使われます。

この名前と接続先の関係は、エックスサーバーのDNSレコードの説明でも確認できます。

DNSそのものの役割から知りたい方は、こちらも参考にしてください。

DNS変更でメールが届かなくなる2つのパターン

今回紹介するのは、「設定の保管先を替えた場合」と「保管先はそのままで、Aレコードを書き換えた場合」の2つです。

どちらも起こり得ますが、メールが届かなくなる理由は異なります。

① ネームサーバーを替えたが、メールの設定を引き継いでいなかった

ネームサーバーを変更すると、変更が反映されたあとに参照される設定の保管先が変わります。

新しい保管先にホームページ用の設定だけを用意し、メール用の設定を入れ忘れると、メールの正しい届け先を調べられなくなることがあります。

古いネームサーバーにメールの設定が残っていても、新しいほうには用意されていない、という状態です。

つまり、ネームサーバーを替える作業そのものが間違いなのではありません。

変更後に使うネームサーバーにも、メールに必要な設定を用意しておく必要があります。

② MXはそのままでも、MXが指定する名前の接続先を変えてしまった

こちらは、ネームサーバーを替えなくても起こり得るケースです。

ホームページとメールをエックスサーバーで使っていて、ホームページだけをStudioに移す例で考えてみましょう。

エックスサーバーの公式マニュアルの初期設定例では、「example.com」宛てのメールの届け先も「example.com」という名前になっています。

その状態で、次のようにAレコードだけを変えたとします。

Aレコードの実際の値は数字のIPアドレスですが、表では違いが分かるようにサービス名で表しています。

このあと、取引先から自社へメールが送られると、相手のメールサービスは次の3段階でメールを届けようとします。

1. MXを調べると、「メールはexample.comという名前のサーバーへ」と指定されている。
2. その名前の接続先をAで調べると、変更後なのでStudioの接続先が返ってくる。
3. Studioへメールを届けようとするが、Studioには受信用のメールサービスがない。

MXに書かれた名前は同じでも、その名前で接続する先をAで変えてしまったため、メールが届かなくなるのです。

Studioの公式ヘルプでも、Aレコードだけの変更でメールが使えなくなる場合があると案内しています。

一方、MXがWebサイトとは別の名前を指定し、その名前の接続先が変わっていなければ、この理由でメールの届け先が変わることはありません。

Aを変えると必ずメールが止まるのではなく、MXが指定する名前と、変更するAが同じ名前かどうかが関係します。

サイトはStudio、メールはエックスサーバーという使い分けは可能です。

担当者には「メールの届け先が引き続きエックスサーバーになるか」を、MXと、その名前の接続先の両方で確認してもらいましょう。

変更前に、制作会社と4つのことを決めておく

最初に決めたいのは、メールを今のサービスに残すのか、ホームページと一緒に移すのかです。

「メールアドレスを変えない」と「メールのサービスを変えない」は、同じ意味ではありません。

同じアドレスのまま、メールを受け取るサービスだけを変更することもあるためです。

作業前に、次の4点を制作会社と共有しておきましょう。

メールサービスが分からないときは、契約書や請求書、利用開始時の案内メールを探してみてください。

見つからなければ、最初にメールを設定した会社や社内担当者へ確認します。

DNS設定の保存は、変更する担当者に、現在の設定一覧の書き出しや画面の記録を依頼します。

自動で設定を取り込めるサービスでも、取り込み漏れがないかの確認は必要です。

例えば、Cloudflareの公式案内では、自動検出できない設定があるため、切り替え前の確認を求めています。

切り替え後は、社外との送受信と問い合わせフォームを試す

設定を終えたら、実際のメールを使って確かめます。

自社のドメインとは別のテスト用アドレスを用意し、次の順に試してみてください。

件名を「移転後の受信テスト 10月8日 14時」のようにすると、以前のメールと区別できます。

会社側で「送信済み」になっていても、相手に届いたとは限りません。

受け取る側まで確認し、結果を作業担当者に伝えましょう。

問い合わせフォームは、普段使うメールアプリとは別の方法で送信している場合があります。

メールアプリでの送受信が成功しても、フォームの確認は省かないようにします。

フォームの「送信完了」表示だけで終わらず、担当者への通知と、利用者への自動返信まで確認してください。

代表窓口や営業用など、業務で使う重要なアドレスも確認対象に入れます。

メールサービス自体を移す場合は、使うアドレスがすべて新しいサービスに用意されているか、一覧と照合してもらいましょう。

切り替え直後のテストに加え、時間を置いてもう一度確認するタイミングも、作業担当者と決めておくと安心です。

Web集客全般・データ分析・Web制作會野康祐

私も、サイト公開のタイミングでクライアントのメールを止めてしまったことがあります。

公開確認のメールに返事がなく、電話で連絡をいただいて初めて発覚しました。

エンジニアと急いで調べ、DNS設定を見直して復旧しましたが、会社全体の連絡に影響する重大なトラブルでした。

メールが届いていないと、公開確認の連絡さえ届きません。

返信を待つだけでなく、実際の送受信まで確かめる必要があると痛感した出来事です。

すでに届かない場合は、症状と変更内容をまとめて連絡する

メールが届かなくなったら、まずDNSを変更した担当者と、利用中のメールサービスの窓口へ連絡します。

会社のメールが使えない場合は、電話など別の連絡手段を使ってください。

このとき、「メールが止まった」だけでなく、どこまでできて、どこからできないのかを伝えると、調べる箇所を絞りやすくなります。

DNS以外にも、メールサービスの障害やメールボックスの容量不足、アプリの設定などが原因になることがあります。

送信者にエラーメールが返っていたら、エラー文を省略せずに確認担当者へ共有してもらいましょう。

エラーメールの見方は、Gmailの配信エラーの案内も参考になります。

「DNSの反映待ちだろう」と決めつけて、届かない状態を放置しないことも大切です。

変更が行き渡るまで時間がかかる場合はありますが、設定そのものが間違っていれば、待つだけでは直りません。

担当者に現在の設定を確認してもらい、待つ必要があるのか、修正が必要なのかを判断してもらいます。

古いサーバーは、メールと過去のデータを確認してから解約する

ホームページとメールを、同じレンタルサーバーの契約で使っている会社もあります。

この場合、ホームページを別の場所へ移したあとも、メールだけは古いサーバーで動いていることがあります。

サイトの移転が終わったからといって、古いサーバーをすぐ解約してはいけません。

メールを今のサービスに残すなら、その利用に必要な契約も残します。

メールも移すなら、切り替え前に新しいサービスで必要なアドレスを用意し、移行中は古いサービスに届くメールも確認できるようにします。

例えば、CPIのメール移転手順でも、必要なメールアカウントの事前作成と、新旧両方での受信確認を案内しています。

もう一つ忘れたくないのが、過去のメールです。

DNSを変えても、古い受信箱の中身まで新しいサービスへ自動で移るわけではありません。

過去の見積もりや契約に関するメールを残したい場合は、データを移すか、別に保存しておく必要があります。

保存・移行の方法はサービスによって異なります。利用先の手順を確認し、必要なメールが読めることまで確かめてください。

参考として、エックスサーバーの移転手順でも、メール設定と過去のデータの保存は別に案内されています。

ホームページの移転は、新しいサイトが開けば終わりではありません。

取引先とのメールや問い合わせフォームが、これまでどおり使えるところまで確かめて、作業完了にしましょう。